De ins en outs van Co-polis van de VNAB

V.l.n.r. Rob ter Mors, Christy van Buren, Denise Heijstek en Olga van Son

Tijdens de Algemene Ledenvergadering eind oktober was de VNAB uitgenodigd om inzicht te verschaffen in twee belangrijke programma's van de VNAB: Contract Zekerheid en Co-polis. Doel? De ketensamenwerking verbeteren. Daar werden dan ook suggesties voor gedaan. Want als NARIM-leden willen dat het prolongatieproces efficiënter, sneller en met minder fouten verloopt, dan moet daar toch echt samen aan gewerkt worden.

Na de presentatie over het programma Contract Zekerheid was het tijd voor Christy van Buren, Manager IT & Change van de VNAB, om iets te vertellen over Co-polis. In het verlengde van het programma Contract Zekerheid is de VNAB dit jaar namelijk gestart met de ontwikkeling van Co-polis, een online applicatie waarmee verdere digitalisering en verbeterde toepasbaarheid van gestructureerde data wordt beoogd. Deze applicatie, waarin het werk tussen brokers en underwriters op gestructureerde wijze wordt vastgelegd, ondersteunt namelijk het offerte- en sluitproces, alsook de communicatie rond die processen. Door gegevens eenmalig en gestructureerd bij de bron vast te leggen, ontstaat er een efficiënter en overzichtelijker proces voor alle betrokkenen in de keten. Ook is er gekeken naar de interoperabiliteit: Co-polis integreert naadloos met het IT-platform van de VNAB bestaande uit e-ABS, het Sanctiepl@tform en het iDOSpl@tform en er zijn goede integratiemogelijkheden voor alle backoffices. Het mooie is daarnaast dat alle VNAB-leden flexibiliteit behouden als het gaat om inhoud en communicatie.

“Naast inhoudelijke issues over standaardisatie, verrekeningen en allocatieschema’s hebben we in de basisadministratie nog een hoop te winnen. Want hoe zou een optimale keten in de co-assurantie eruit moeten zien? Dat is waar we naar hebben gekeken met de werkgroep die uit acht VNAB-leden bestaat. We hebben samen modellen gebouwd om te kijken of het onderhandelingsproces te digitaliseren is. Het hele onderhandelingsproces gaat nu namelijk nog buiten onze systemen om. Ooit, in 2008, hadden we in e-ABS een offertemodule. We waren onze tijd ver vooruit. Destijds wilde niemand zo’n module in het systeem, maar nu is er beweging dat het voordeel hiervan wel wordt gezien.”

Proof of concept
“Gedurende de eerste workshops hebben de startgroepleden vastgesteld hoe de tool eruit zou moeten zien. Daar hebben we een proof of concept voor gemaakt. Afgelopen mei is gestart met de ontwikkeling en mei volgend jaar zal oplevering plaatsvinden van het eerste ‘minimum viable product’ . Dan zijn we echt nog niet zover dat alle workflows erin zitten, maar dan staat er wel iets wat waarde gaat toevoegen.
Waarom we deze digitaliseringsslag maken? Uit de evaluatie van de prolongatie van 2022 kwamen enkele knelpunten naar voren die te maken hebben met de IT-systemen en de benodigde data.”

Christy schetste de manier waarop het proces verloopt om te komen tot de polis, met als aandachtspunt de enorme brij aan communicatiestromen. “De kans op fouten is evident omdat het veelal handwerk is. Er zijn veel verschillende informatiestromen en meerdere plekken waar data vastliggen. Daarop hebben wij besloten een programma te bouwen waarin alles gestructureerd, inzichtelijk en transparant op één plek wordt vastgelegd. Dat is Co-polis.
Zo kan je precies zien hoe het proces is verlopen van het opzeggen, verlengingsvoorstellen, toevoegen of verwijderen van clausules en mutaties tot offertes aan toe. Daar gaan we dus wel standaarden voor gebruiken want als je gebruikmaakt van gestructureerde data, zijn de data gemakkelijk te auditen en wordt de kans op fouten verminderd. Als alle informatie erin zit en klopt, dan rolt de premie er aan de achterkant met één druk op de knop uit. Zonder fouten.
En eigenlijk wil je de data bij de bron vastleggen. Wij zouden dan ook uiteindelijk de klant toegang willen geven tot Co-polis. Zover zijn we nu helaas nog (lang) niet, maar dat is wat je idealiter wel wil faciliteren.”

Het ultieme doel
Wat de VNAB er uiteindelijk mee wil bereiken?
    • Snelheid door optimalisatie van de doorlooptijd.
    • Foutreductie door het faciliteren van meer gestructureerde data aan de achterkant en één centrale plek voor eenmalige invoer van de data. Daar wordt SIVI bij gebruikt, een standaard voor de verzekeringsindustrie, waarmee informatie kan worden uitgewisseld.
    • Eén plek waar alle informatie rond de status in het proces en het inzicht in het verzekerde risico samenkomt.
    • Naadloze aansluiting op het IT-platform van de VNAB en de backoffices van de leden.

Procesdenken
“We zijn nu al bijna 1,5 jaar aan het nadenken over ons werkproces in de co-assurantie. Zo’n verandering heb je namelijk niet van vandaag op morgen rond. We leren als markt procesdenken. Dit is eigenlijk niet alleen een IT-proces, maar nog meer een changemanagement-proces. We moeten koppelen, integreren, alle mensen mee zien te krijgen en op dezelfde manier laten denken. Maatwerk blijft mogelijk, maar we leggen wel alles op dezelfde manier vast. Zo komen we hopelijk tot meer standaardisatie wat tot minder fouten en tot snelheid zou moeten leiden.”

Rob tot besluit: “We zijn voorzichtig tevreden met de manier waarop het nu gaat. Maar we zijn er nog niet. Niet alle verzekeraars hebben deze zomer hun beleid gedeeld. Maar het grootste deel wel. Niet alle verzekeraars gebruiken de opzeglijst. Maar het merendeel wel. We maken stappen, maar het kost tijd.”

Op naar volgend jaar
NARIM-voorzitter Albert van Haastrecht bedankte tot slot de VNAB en gaf aan onder de indruk te zijn over de stappen die zijn gezet, want dat is iets waar we nu al met z’n allen profijt van hebben: de makelaar, de verzekeraar en de klant. Hij onderschreef de uitspraak van zijn voorganger dat het plezierig zou zijn als de klant in de toekomst ook toegang zou krijgen tot het systeem om onnodige stappen te vermijden. “Maar tot het zover is, is het goed dat de VNAB deze inspanningen verricht. En volgend jaar? Volgend jaar komt de VNAB vast weer eens terug. Eens zien waar we dan met z’n allen staan.”

« vorige pagina meer nieuws »