Samenwerking om te komen tot Contract Zekerheid en Co-polis. Een gouden greep

Tijdens de meest recente ledenbijeenkomst van NARIM werden twee belangrijke  programma's van de VNAB uitgebreid besproken: Contract Zekerheid en Co-polis. De VNAB verschafte niet alleen inzicht in de eerste – voorzichtige – prestatieverbeteringen, maar deed ook suggesties om de ketensamenwerking te verbeteren. Want als NARIM-leden willen dat het prolongatieproces efficiënter, sneller en met minder fouten verloopt, dan moet daar toch echt samen aan gewerkt worden.

 

V.l.n.r. Rob ter Mors, Christy van Buren, Denise Heijstek en Olga van Son (© Cindy van der Helm)

Dat belang benadrukte Rob ter Mors, uitvoerend bestuurder van de VNAB, in zijn inleidende woorden: “Wil je samen iets bereiken? Zorg dan dat je bij elkaar gaat zitten en elkaar leert kennen. Want dat ligt aan de basis van een succesvolle samenwerking. Zo hebben de VNAB en NARIM drie jaar geleden afgesproken elkaar eens per kwartaal te ontmoeten. Een gouden greep. Op deze wijze kon de VNAB de ervaringen van de NARIM-leden in het prolongatieproces meenemen in het programma Contract Zekerheid. Wij willen jullie nu eerst meenemen in de status van dit programma, want dat is een taai proces waar we ook jullie medewerking en input voor nodig hebben.”

Hoe taai, dat werd toegelicht door Olga van Son, Programmamanager Contract Zekerheid van de VNAB. Doel van het programma Contract Zekerheid is de zakelijke verzekeringsmarkt transparanter en voorspelbaarder te maken door duidelijke, begrijpelijke en consistente verzekeringscontracten te bieden. Dit helpt zowel de verzekeraar, makelaar als verzekerde om beter te begrijpen wat er van hen wordt verwacht en wat ze kunnen verwachten in geval van bijvoorbeeld schade.
De VNAB is het programma ingegaan met zes startgroepleden waaronder Aon, Meijers, Raetsheren, NN, HDI en Allianz, met als doel om binnen drie maanden na ingangsdatum van het risico de polis en de nota op de mat van de klant te krijgen.
Terugkijkend naar de grote januariprolongatie van 2023 werd uit de getoonde cijfers duidelijk dat zowel makelaars als verzekeraars zo’n 10% beter hebben gescoord dan het jaar ervoor. En er zijn ongeveer 6 tot 8% meer polissen verwerkt dan in het jaar ervoor.
Olga: “Dus ja, we hebben in 2023 een stap vooruit gezet. De ambitie om 95% van de polissen binnen drie maanden na ingangsdatum klaar te hebben, dat hebben we echter niet gehaald.”

Wat moet er wanneer gebeuren?
Wat heeft de projectgroep gedaan? Ze hebben aan reversed engineering gedaan en een schema opgesteld waarbij wordt teruggerekend vanaf 1 april, 3 maanden na ingangsdatum risico voor de januari prolongatie, Het werken volgens dat schema heeft voordelen: hoe eerder er duidelijkheid is, hoe eerder de polis naar de opmaak gebracht kan worden, hoe eerder de definitieve polis en nota op de mat kunnen liggen.
Voor de januariprolongatie van 2023 hadden alle polissen op 1 april klaar moeten zijn. Wil je dat bereiken, dan hadden verzekeraars op 1 juni aan de markt moeten laten weten wat hun beleid wordt voor het komende jaar. In de zomerperiode zou de makelaar contact moeten zoeken met alle klanten met het verzoek om de risico-informatie te updaten. Die informatie is immers belangrijk voor je dekking.
De uiterlijke opzegdatum voor verzekeraars is drie maanden van tevoren. De verzekeraar moet dus vóór 1 oktober bij de makelaar melden of de polis verlengd wordt en wat zijn risicobereidheid is.
Tussen 1 januari en 1 april moet de polis zijn opgemaakt en geboekt in e-ABS en moet de nota verstuurd zijn.
Met dit proces wil de VNAB verrassingen voorkomen. Doel is ook makelaars iets meer tijd te geven. Uiteraard zijn er uitzonderingen die het lastig maken, zeker bij internationale programma’s en/of complexe polissen. Maar in grote lijnen zijn dit het proces en de tijdslijnen die de NARIM-leden kunnen delen met hun hoofdkantoor om inzicht te geven op welke wijze het co-assurantieproces in Nederland werkt.

Pro-formaopzeggingen
De tweede stap van het proces was zorgen voor een gestandaardiseerde manier van pro-formaopzeggingen en verlengingsvoorstellen. Er wordt een standaard, format in Excel gebruikt voor de pro-formaopzeggingen. Als het voor de makelaar helder is wat er aan de hand is, kan hij tijdig het gesprek voeren met de verzekeraar en uiteraard met zijn klant.
Olga gaf aan dat het een enorm intensief traject was met veel communicatie met alle leden om bovenstaande stappen te kunnen zetten, maar wel met als resultaat dat op 1 oktober 80% van de betreffende polissen in de opzeglijsten zat.

Allocatieschema
Vervolgens kwam het allocatieschema ter sprake. Olga toonde aan dat we eigenlijk iets heel geks doen: we bieden dekking per 1 jan 2024, maar die dekking is op basis van de definitieve jaarcijfers van 2023. Die heb je echter pas halverwege 2024. En toch moet de polis klaar. Je kan dus niet op die cijfers wachten.
“Allocatieschema’s maken voor organisaties die in verschillende landen gevestigd zijn en verschillende belastingtarieven hanteren, is voor een administratieve unit een grote klus. Hoe eerder je aan de slag kan, des te korter de doorlooptijd. Een idee kan zijn om  allocatieschema’s op basis van het laatst afgesloten boekjaar of met budgetcijfers van het lopende jaar te maken. Wat ook helpt in de doorlooptijd is zo snel mogelijk wijzigingen doorgeven. Ook als er in het internationale netwerk iets wijzigt.”

Sanctiewetgeving
En dan heb je nog de sanctiewetgeving. Rob: “Alles op tijd bij de klant krijgen is niet eenvoudig. Een vertragende factor is bijvoorbeeld de UBO-uitvraag waar wij ieder jaar opnieuw toe verplicht zijn vanuit de sanctiewetgeving: wij moeten vaststellen wie de eigenaar achter de BV of NV is. Uitval van polissen is  op dit moment zelfs voor 50% gerelateerd aan die sanctiewetgeving. Hoe eerder jullie dus op die uitvraag reageren, hoe handiger dat is om de polis snel klaar te kunnen maken.”

Wat kunnen NARIM-leden doen?
Olga deed ten slotte een aantal suggesties om te komen tot het verkorten van doorlooptijden:

    • Verzekeraars behoren vóór 1 juni hun beleid in algemene zin te communiceren. Hoor je niets van je makelaar, maar wil je wel weten waar je aan toe bent? Trek aan de bel.
    • Maak een jaarplanning en kijk in de zomermaanden hoe je ervoor staat. Geef wijzigingen ten aanzien van de risico-informatie in de maanden juli en augustus door. Hoe eerder dit wordt doorgegeven aan de verzekeraar, hoe eerder de verzekeraar een verlengingsvoorstel kan doen.
    • Zijn er beleidswijzigingen vanuit je hoofdkantoor? Geef dan vóór 1 oktober door hoe je in de wedstrijd zit.
    • Zijn er wijzigingen in het internationale netwerk die relevant zijn voor de internationale programma’s? Geef deze ook zo snel mogelijk, maar wel voor het einde van het jaar door.
    • Maak tijdig een allocatieschema. Gebruik de cijfers van het laatste afgesloten boekjaar of budgetcijfers van het lopende jaar om de polis af te kunnen ronden voor de prolongatiedatum.
    • Reageer snel op UBO-vragenlijsten in het kader van de sanctiewetgeving.

Na deze presentatie volgde een tweede over Co-polis.